5 olulist küsimust, mida enne ettevõtte protsesside digitaliseerimist küsida

 

Ettevõtte protsesside digitaliseerimise vajalikkusest räägitakse üha enam ning ettevõtte konkurentsivõime hoidmiseks on see vaat et kohustuslik. Ennekõike muudab digitaliseerimine ettevõtte protsesse efektiivsemaks, kõrvaldab tarbetu käsitöö ja võimaldab olemasolevaid andmeid paremini analüüsida, mis omakorda aitab langetada targemaid otsuseid. 

Kui digitaliseerimise vajaduses ei kahtle vast keegi, siis omajagu peavalu valmistab see, kas valida valmis lahendus või arendada IT-lahendus rätsepatööna. Mõlema variandi poolt ja vastu leidub mitmeid argumente. Tõime otsustusprotsessi hõlbustamiseks välja viis küsimust, mida valiku langetamiseks ja riskide maandamiseks kindlasti küsida tasub. 

1. Kas soovite digilahenduse ja andmete üle täielikku kontrolli?

Valmislahenduse soetamisel saate litsentsi digiplatvormi kasutamiseks, kuid selle omandiõigus jääb valmislahenduse pakkujale. Samuti puudub Teil valmislahenduse puhul täielik kontroll selle üle, kuidas andmeid või dokumente hoitakse ning säilitatakse. 

Oma IT-lahenduse arendamine annab nii digilahenduse kui sealsete andmete üle täieliku kontrolli. Arenduse esialgne kulu on valmislahenduse soetamisega võrreldes küll suurem, kuid Teil on selle üle algusest peale täielik kontroll, lisaks täielik läbipaistvus andmete hoidmise ja säilitamise osas. 

2. Milliseid toiminguid valmislahendus ei kata?

Valmislahenduse kasutamine tundub küll kiire ning soodne viis protsessid digitaalselt liikuma saada, ent oluline on kaaluda, milliseid toiminguid valmislahendus ei kata ning milliseid katab vaid osaliselt. Selleks tasub ära kaardistada kõik need protsessid ja murekohad Teie ettevõttes, mis digitaliseerimist vajavad (nt lõputud Exceli tabelid, mitme erineva tarkvara kasutamine või info killustatus). Samuti see, milliseid andmeid digilahendus hõlmaks ja kust neid saadakse. 

Mida täpsem eeltöö selles osas ära teha, seda täpsemalt oskate hinnata, kas mõni valmislahendus saab need vajadused katta ja kui suures ulatuses. Pikas plaanis säästab see Teile nii aega kui raha. 

Valmislahendused on loodud keskmist ettevõtet silmas pidades, aga sellist keskmist ettevõtet pole praktikas pea kunagi olemas. Selle tulemusel on valmislahenduses funktsionaalsusi, mida ettevõttel vaja pole ning mis vaid ummistavad platvormi vaateid. Samas võivad puududa ettevõttele olulised funktsioonid, mis jätab protsesside digitaliseerimise ikka poolikuks. 

Valmislahendusele funktsioonide lisamine — kui see üldse võimalik on — võib osutuda oodatust oluliselt kulukamaks ning tihtilugu tuleb tarkvara uuenduse saabudes tellitud erilahendused uuesti teha. Rätsepatööna arendatud IT-lahendus lähtub konkreetse ettevõtte unikaalsetest vajadustest ning protsessidest, mille tulemusel sünnib võimalikult käepärane ja mugav digilahendus. 

3. Kui mugav on konkreetsete toimingute tegemine?

Isegi kui digilahendus vajalikud toimingud ära katab, tasub järgmisena küsida, kui mugav ja kiire nende sooritamine kasutaja jaoks tegelikult on. Iga ettevõtte töökorraldus ning vajadused on erinevad. Seetõttu on oluline müügilubadustest mööda vaadata ja enne valmislahenduse paigaldamist aru saada, milline tegelik elu sellega välja näeks. Digitaliseerimine peaks tööelu siiski lihtsamaks tegema, mitte võtmeprotsesse hoopis närvesöövamaks või ajakulukamaks muutma. 

IT-arendustöö puhul alustatakse digitaliseerimist kõige olulisematest funktsioonidest ning ehitatakse kogu lahendus üles konkreetse ettevõtte vajadustest lähtuvalt. Seetõttu ei ole lõplikus erilahenduses ebavajalikke koostisosi ega etappe ja kasutajakogemus on kiire, efektiivne ning mugav. Samuti saab eriahenduse ühendada teiste igapäevatöös vajalike platvormide ja lahendustega (valmislahenduse puhul ei pruugi see isegi võimalik olla), mis omakorda aitab paremini infot analüüsida ning efektiivsemalt töötada. Kõik need aspektid võivad kokku anda suure konkurentsieelise. 

4. Millised on valmislahenduse pikaajalised kulud?

Valmislahenduse puhul on esialgne investeering väiksem, kuid pikas plaanis võib valmislahenduse omamine perioodiliste kasutajapõhiste litsentsitasude ja varjatud kulude näol hoopis kulukamaks osutuda. Näiteks võivad perioodilisele tasule lisanduda ka keskmisest kallimad tasud tugiteenuse ja hooldustööde või lisaarenduste eest. Samuti võivad kaasneda varjatud kulud tarkvara uuemale versioonile üle minekuga. 

Kindlasti tasub juba alguses uurida, kui palju maksaksid valmislahenduse puhul lisaarendused, kui peaks tekkima vajadus tellida juurde ettevõtte-spetsiifilisi lisafunktsioone ning kas seda üldse on võimalik teha. 

Kokkuvõttes võib oma digilahenduse arendamine pikas plaanis rahaliselt mõistlikumaks osutuda. Kuigi lahenduse arenduskulu on alguses suurem, võib väiksem platvormi käigushoidmise ja täiendamise kulu selle igati tasa teenida.

5. Kuidas on lood süsteemi uuenduste ja hooldustöödega?

Digisektoris toimuvad arengud väga kiiresti, tehnoloogiad ja programmeerimiskeeled, mida platvormide ehitamisel kasutatakse, uuenevad pidevalt ning võimaldavad järjest uuemaid ja paremaid lahendusi. Võib arvestada, et näiteks kolm või neli aastat vana tarkvara on IT-maailmas sisuliselt vananenud. 

Kuna valmislahendus on mõeldud paljude ettevõtete vajaduste katmiseks, on see suur platvorm, mille uuendamine on kulukas ja ajamahukas. Seetõttu on turul pakutav valmislahendus tarkvaraversioonide mõistes tõenäoliselt juba vananenud. Platvorme küll uuendatakse regulaarselt, kuid see jätab kasutaja uuendusversioonide meelevalda. Ühe uuenduste miinusena ei saa kasutaja ka kontrollida, mida uuendatakse ning see võib hoopis ebamugavuseks osutuda. Lisaks tuleb valmislahenduse puhul arvestada, et toe pakkumine võib ühel hetkel ka lõppeda. 

Erilahenduse puhul on arendatav digilahendus üles ehitatud vaid ühte klienti silmas pidades ja paindlikum nii hooldustööde kui toe osas. Seda saab uuendada või kaasajastada just siis ning sellisel kujul nagu vaja on — pole vaja oodata tootjapoolset uuendust või peljata ootamatuid aegumistähtaegu. Ettevõttel on neile vajalike uuenduste sisseviimisel vabad käed, sh uute trendide ja tehnoloogiate juurutamisel olemasolevasse platvormi.

Kui soovid täpsemalt uurida, mis võimalused oleks teie ettevõttes protsesside digitaliseerimiseks, siis võta ühendust meie valdkonna eksperdiga Janaga: jana@thorgate.eu või broneeri kiire e-kohtumine SIIT

Loe ka seotud artikleid:

Digitaliseerimine tagab tööstusettevõttele ärikasvu

Covid-19 ja uus ajastu tootmises?

Considering digital product development? Start Lean! (Inglise keeles)